В наші дні корпоративного бізнесу поширені масові зібрання, конференції та семінари. В організації та проведенні конференцій важливі всі складові - ведучий, матеріал і, звичайно ж, приміщення. Дуже складно знайти хороший конференц зал, оренда, якого не викличе проблем. Необхідно врахувати не тільки кількість, але і потреби загальної маси гостей.

Організація і проведення конференцій

ЯК ПРАВИЛЬНО ВИБРАТИ КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛ?

Основні характеристики:

  • Місткість. Великі зали дорого коштують, замовивши такий, існує ризик втратити гроші. З іншого боку, маленькі приміщення з великою кількістю людей викликають дискомфорт. Важливо точно розрахувати кількість посадочних місць і підступи до них.
  • Технічні характеристики. Як правило, в подібних заходах важливі два компоненти - освітлення та звук. У залі повинно бути достатня кількість джерел світла, в першу чергу для комфорту виступаючих, а також мікрофон, колонки, в деяких випадках навушники. Крім цього, варто подбати про наявність кондиціонера або термостата.
  • Місце проведення. Цей фактор є надзвичайно важливим. Якщо учасники семінару з одного міста, варто вибрати зручний зал поблизу зупинок громадського транспорту, бажано з наявністю поруч парковок. Якщо ж учасники - приїжджі, тоді оптимальним варіантом стане готель, в якому вони будуть розміщені.
  • Додатковий сервіс. На конференції гостям можна запропонувати кофе-брейк. Подати воду, напої, закуски. Це допоможе гостям вгамувати голод, перевести дух і поспілкуватися між собою.

Крім усього, щоб організувати конференцію або семінар потрібно заздалегідь продумати всі дії. Організатори повинні перевірити все обладнання, кількість посадкових місць і договір з орендодавцями. Якщо оренда конференц залу в Києві, швидше за все, не викличе складнощів, то в провінційних містах може бути складно знайти підходящі приміщення. У будь-якому випадку, головне - врахувати і задовольнити всі бажання гостей і виступаючих.