В наши дни корпоративного бизнеса распространены массовые собрания, конференции и семинары. В организации и проведении конференций важны все составляющие – ведущий, материал и, конечно же, помещение. Очень сложно найти хороший конференц зал, аренда, которого не вызовет проблем. Необходимо учесть не только количество, но и потребности общей массы гостей.

Организация и проведение конференций

Как правильно выбрать конференц-зал?

Основные характеристики:

  • Вместительность. Большие залы дорого стоят, заказав такой, существует риск потерять деньги. С другой стороны, маленькие помещения с большим количеством людей вызывают дискомфорт. Важно точно рассчитать количество посадочных мест и подступы к ним.
  • Технические параметры. Как правило, в подобных мероприятиях важны два компонента – освещение и звук. В зале должно быть достаточное количество источников света, в первую очередь для комфорта выступающих, а также микрофон, колонки, в некоторых случаях наушники. Помимо этого, стоит позаботиться о наличии кондиционера или термостата.
  • Место проведения. Этот фактор является чрезвычайно важным. Если участники семинара из одного города, стоит выбрать удобный зал вблизи остановок общественного транспорта, желательно с наличием рядом парковок. Если же участники - приезжие, тогда оптимальным вариантом станет отель, в котором они будут размещены.
  • Дополнительный сервис. На конференции гостям можно предложить кофе-брейк. Подать воду, напитки, закуски. Это поможет гостям утолить голод, перевести дух и пообщаться между собой.

Помимо всего, чтобы организовать конференцию или семинар нужно заранее продумать все действия. Организаторы должны проверить все оборудование, количество посадочных мест и договор с арендодателями. Если аренда конференц зала в Киеве, скорее всего, не вызовет сложностей, то в провинциальных городах может быть сложно найти подходящие помещения. В любом случае, главное – учесть и удовлетворить все желания гостей и выступающих.