Обеспечить надежную связь как до, так и вовремя конференции — это отнюдь не мелочь. Участникам конференции могут быть представлены четыре вида связи — телефон, Интернет, электронная почта и факс. Во время конференции больше всего, конечно, будет задействован телефон.

Для связи с организационным и программным комитетами номер телефона необходимо сообщить в самых первых информационных сообщениях. Кроме того, с момента открытия он должен быть доступен также на сайте конференции. Вообще-то большинство людей сейчас используют электронные почты, так что много звонков ждать не стоит. Наиболее активно звонки начнут поступать дней за десять до начала конференции, особенно в том случае, если вы не будете отвечать на приходящие письма достаточно быстро или вдруг случится какой-нибудь сбой с электронной почтой.

Надёжная связь на конференциях

За 12 часов до начала заезда на день-два необходимо установить круглосуточное дежурство у контактного телефона. Ввиду опоздания поезда кто-то из участников может приехать после полуночи. А другие же могут, наоборот, приехать рано, ещё до начала работы городского транспорта. Они должны получить консультацию, как им быть и каким образом добираться до места.

Рекомендуется иметь телефон в месте регистрации, так как многие из прибывших захотят сразу им воспользоваться.

Наконец, настоятельно рекомендуем организаторам позаботиться о том, чтобы за несколько дней до открытия конференции в их распоряжении оказались один-два мобильных телефона. Оперативная связь, которую они позволяют обеспечить, заметно облегчает и ускоряет решение множества неожиданных срочных вопросов, появляющихся непосредственно перед открытием и по ходу конференции.